2020年05月21日

【Google Apps Script】工数管理が簡単に！GASで１週間の作業工数を計算する

学習, GAS, その他

経緯

私が所属している部署では、Googleカレンダーに予定を入れてタスクの管理をしています。私は、月末になると、Googleカレンダーを元に、1ヵ月分の作業時間をまとめた書類の作成をしています。その時に作成した書類に記載されている作業時間と、Googleカレンダーの作業実績にずれが生じることがありました。そこで、GASを使ってGoogleカレンダーから正確な作業時間を抽出し、書類の作成に役立てることができないかと考え、簡単なスクリプトを作成することにしました。

GASとは？

Google Apps Scriptの略でGoogleが提供しているプログラミング言語のことです。
GASはGoogleのアカウントを持っていれば、誰でも利用することができます。
GASの最大の特徴は、Googleが提供するサービスをクラウド上で、スクリプトを実行することで、操作できることです。

GASを使ってやりたいこと

Googleカレンダーの12月2日～12月8日の予定から、何の作業にどれだけの時間がかかったのかを、スプレッドシートに出力したい。

GASを使って作業時間算出スクリプトを作ってみた

まずは下記のスプレッドシートを用意します。

次に下記のサイトを参考にし、次のようなプログラムを作成しました。

Google Apps ScriptでGoogleカレンダーの記録をスプレッドシートに出力する

function  getCalendar() {
  var  sheet  =  SpreadsheetApp.getActiveSheet();  // Ⓐ
  var  calendar  =  CalendarApp.getCalendarById('ここにメールアドレスを入力');  // Ⓑ
  var  startTime  =  new  Date('2018/12/02 00:00:00');  // Ⓒ
  var  endTime  =  new  Date('2018/12/08 23:59:00');  // Ⓒ
  var  options  =  {
    search:  "●"  // Ⓓ
  }   

  var  events  =  calendar.getEvents(startTime, endTime, options);  // Ⓔ

  /* 以下Ⓕ */
  for  (var  i  =  0;  i  ＜  events.length;  i++){
    sheet.appendRow(
      [
        events[i].getTitle(),  
        events[i].getStartTime(), 
        events[i].getEndTime(),  
        "=(INDIRECT(\"RC[-1]\",FALSE)-INDIRECT(\"RC[-2]\",FALSE))* 24"  
    );

  }
}

function getCalendar ( ) {

var sheet = SpreadsheetApp . getActiveSheet ( ) ; // Ⓐ

var calendar = CalendarApp . getCalendarById ( 'ここにメールアドレスを入力' ) ; // Ⓑ

var startTime = new Date ( '2018/12/02 00:00:00' ) ; // Ⓒ

var endTime = new Date ( '2018/12/08 23:59:00' ) ; // Ⓒ

var options = {

search : "●" // Ⓓ

}

var events = calendar . getEvents ( startTime , endTime , options ) ; // Ⓔ

/* 以下Ⓕ */

for ( var i = 0 ; i ＜ events . length ; i++ ) {

sheet . appendRow (

[

events [ i ] . getTitle ( ) ,

events [ i ] . getStartTime ( ) ,

events [ i ] . getEndTime ( ) ,

"=(INDIRECT(\"RC[-1]\",FALSE)-INDIRECT(\"RC[-2]\",FALSE))* 24"

) ;

}

Ⓐカレンダーから持ってきたデータの出力先となるスプレッドシートの取得
Ⓑメールアドレスを指定してカレンダーを取得
Ⓒ取得する期間の開始日と終了日を生成
Ⓓカレンダーから作業タイトルに●の記号を含む作業タイトルを取得
Ⓔカレンダーから作業タイトル、作業開始時間、作業完了時間を配列として取得
Ⓕ配列をループして作業タイトル、作業開始時間、作業完了時間、作業時間をスプレッドシートに出力

完成！！

下記のリンクを参考にスクリプトを実行してみました。
【初心者向けGAS】はじめてのスクリプトを作成し、保存し、実行する

すると下記の①、②のような結果になります。

①スプレッドシートに12月2日～12月8日の作業タイトルと作業開始時間と作業終了時間が出力される。

②スプレッドシートに12月2日～12月8日の間に何の作業にどれだけの時間がかかったのか出力される。

まとめ

今回はGASを使って、作業時間算出スクリプトを作ってみました。GASを使ったスクリプトを作成するのは初めてだったため、なかなか苦戦するところもありましたが、調べながら作るのは楽しくもありました。今回作成したスクリプトを使って、書類の作成をしたところ、いつもよりも素早く、正確に書類を完成させることができました。