研修手続きを自動化！情シスが実現した業務効率化

はじめに

こんにちは！情報システム部の星野です。
以前、こちらの記事も執筆しているので、見ていただけたら嬉しいです。
本社会議室の利用状況を可視化してみた話

さて今回は、手動で実施していた定期業務を自動化し、業務効率化を図った話を紹介します。
社内ワークフローサービス（kickflow）、iPaaS（Zapier）およびSlackを組み合わせて実現しました。

セキュリティ研修受講案内における課題

アジアクエストは、システムインテグレーション事業を主軸としており、一部の業務を協力会社（以下、BP）に委託するケースがあります。
この場合、クライアント様および当社双方のセキュリティポリシーを、BP所属のエンジニアの方にも順守していただく必要があるため、
当社よりセキュリティ研修の受講をお願いしています。

アジアクエストでは、主なコミュニケーションツールとしてSlackを使用しています。
セキュリティ研修の受講までの案内もSlackにて行っています。

課題として、BPが増えたことによる研修受講案内の工数増加がありました。
この研修受講案内に伴う事務手続きや、これまで手動で行っていたプロセスについて、一連の流れを自動化しました。

業務フローと自動化内容

以下、これまで手動で行っていたことを自動化しました。

• Slackチャンネルの作成
  • チャンネル名、招待者を、入力値に応じて決定、
    チャンネル作成まで自動的に行われる。
• Slackチャンネルへ案内メッセージの投稿
  • 案内文はベースがあり、BPさんや参画案件ごとに部分的に内容が変わる。
    その部分的に変化する箇所を、入力値に応じて自動的に変更される。
• 案内メッセージ内に含める緊急連絡先情報の取得
  • 緊急連絡先はスプレッドシートで管理しており、入力値に応じて自動的に取得できる。

kickflowからの申請項目を入力値としており、
担当者はkickflowの申請を行うのみで、やりたいことを実現できます。

業務フロー図で表すと以下のように改善されます。
Before

After

おわりに

自動化することで、記載漏れやミスを軽減するとともに、
大幅な工数削減を実現しました。

手動で行っていたものを自動化するにあたり、
実装面はもちろん、関係者へのヒアリングや会議の日程調整など、
複数の関係者との調整力も身に付きました。

このような業務の自動化について、
下記の記事でも紹介しておりますので、
ぜひ併せてご覧ください！
Slackチャンネル作成時の誤招待を防止！kickflow×Zapierによる自動化フローの構築事例